運用改善の進め方と業務プロセス可視化設計

運用改善の進め方と業務プロセス整理

運用改善の進め方の基本ステップと医療DXとの接点

医療現場で「運用改善の進め方」を考えるとき、最初に押さえておきたいのは「業務プロセスの現状を正確に把握する」ことです。

参考）https://dx.nid.co.jp/column/What-is-system-operation-improvement
タスクの棚卸し、発生頻度、所要時間、インシデント発生リスクなどを並べてみると、感覚で「つらい」と思っていた業務の負荷構造が可視化され、改善の優先順位を決めやすくなります。

参考）https://iryou-kinmukankyou.mhlw.go.jp/files/Attachment/625/%E7%94%B2%E5%BA%9C%E7%97%85%E9%99%A2%E5%80%8B%E7%A5%A8_v3.0.pdf

典型的な運用改善の進め方は、以下のようなステップに整理できます。

参考）運用改善の必要性とは？ システム運用のつらさを解消するための…

• 現状の運用を可視化する（業務棚卸し・工数測定・ボトルネック抽出）
• 課題を分類し、優先度と影響度で整理する（リスク・患者影響・スタッフ負荷）
• 改善案を「小さな実験」として設計し、パイロット導入する
• 定量・定性指標で効果検証し、標準手順に組み込む
• 定例の振り返り場を設け、継続的な運用改善サイクルとして定着させる

ここで医療DXの導入は単なる「デジタル化」ではなく、「運用改善の手段」として位置付ける必要があります。

例えば電子カルテやオーダーシステムの設定見直し、テンプレート統一、アラート閾値の調整などは、その前段にある運用可視化と課題整理がなければ、本質的な改善につながりません。

厚生労働省の医療DX関連資料では、医療従事者の業務効率化と患者利便性向上を同時に満たすための設計の考え方が整理されており、運用改善の進め方を検討する際の背景知識として有用です。

医療DXにより医療従事者の業務効率化と患者の利便性向上に関する厚労省資料

運用改善の進め方における業務プロセス可視化とKPI設計

「運用改善の進め方」を実効性のあるものにするには、業務プロセスの可視化とKPI（重要業績評価指標）の設計が不可欠です。

参考）システム運用業務改善への第一歩 #Linux - Qiita
単に「忙しい」「ミスが多い」という主観的な認識だけでは、改善効果を評価できず、現場にとっても納得感のある変更になりません。

可視化の段階では、以下のような情報を構造化して整理すると医療現場でも扱いやすくなります。

• 業務の種類（診療、看護、薬剤、検査、事務など）と目的
• 1日の実施回数、平均所要時間、関与する職種数
• エラー・インシデントの発生頻度と重篤度
• 待ち時間・ボトルネックとなっている工程
• 関与するシステム・ツール（電子カルテ、オーダリング、紙媒体など）

これらから「可視化・モニタリング」「標準化」「情報共有」といった運用改善のキーワードが自然と導き出されます。

特に医療情報システムの運用では、アラートの見逃し、情報の重複入力、紙と電子の二重管理などがボトルネックになりやすく、ここに焦点を当てたKPI設計が効果的です。

参考）システム運用改善の目的やポイントは？ プロセスとアプローチも…

例えば、薬剤部門での運用改善を進める場合、以下のようなKPIを置くことで改善の「見える化」が進みます。

• 調剤・監査のリードタイム（処方オーダーから投薬開始までの時間）
• 疑義照会件数とそのうちプロセス起因のものの割合
• 入力・記録の重複回数（紙＋電子、二重入力など）
• アラートの発報件数と対応完了までの時間

Qiita の「システム運用業務改善」の記事では、現場での改善キーワードとして可視化・標準化・情報共有を軸に改善を進める具体例が紹介されており、医療システム運用に応用しやすい視点が得られます。

システム運用業務改善への第一歩（Qiita）

運用改善の進め方と現場巻き込み：改善要望の収集と優先度付け

経営層や情報システム部門だけで改善方針を決めても、現場の実感と乖離し、結果として形骸化したルールだけが増えるリスクがあります。

参考）システム運用８つの課題とその背景とは｜課題解決策と運用改善の…

• 改善要望の受付チャネルを一本化する（メール、チャット、専用フォームなど）
• 要望内容、期待される効果、影響範囲、必要なシステム改修の有無を最低限の項目として記録する
• ビジネス・医療安全への影響度と実装難易度の二軸でスコアリングする
• 影響度が高く、難易度が低いものから順に対応する

また、要望を反映する基準や説明方法をあらかじめルール化しておくことで、「誰の声が通りやすいのか」といった不公平感を抑制し、継続的な運用改善への参加意欲を高められます。

参考）ノーコードは手段、改善を続けるための運用設計｜ 開発者ブログ…

ノーコードツールを活用した運用設計の事例では、いつの間にか管理や共有が追いつかなくなった状況から、運用改善の考え方を整理し直すことで、現場に起き始めていた「属人化」の問題を解消していくプロセスが紹介されています。

医療現場でも、表計算ファイルやチェックリストが乱立している状況を見直し、「どの情報をどのツールで扱うか」を決め直すことが運用改善の進め方の重要な一歩になります。

運用改善の進め方と自動化・アウトソースの活用：医療従事者の負荷軽減

運用改善の進め方を検討する際、多くの現場が関心を持つのが「どこまで自動化やアウトソースに踏み込むべきか」というポイントです。

システム運用のつらさを解消するための手段として、自動化・アウトソースが挙げられますが、医療現場では患者安全や法的規制を踏まえた慎重な検討が求められます。

システム運用改善の記事では、以下のようなアプローチが推奨されています。

• 運用の可視化と整理を先に行い、「自動化してよい領域」と「人が判断すべき領域」を線引きする
• ルーチンで、かつ判断ロジックが明確なタスクから自動化を検討する（ログ収集、定期レポート作成など）
• 専門性の高いが、医療機関内でノウハウが少ない領域はアウトソースも選択肢とする（インフラ運用など）
• 患者情報や診療判断に直結する領域の自動化は、慎重なリスク評価を行い段階的に導入する

医療DXの文脈では、電子カルテや医療情報ネットワークの運用を外部ベンダーと協働で行うケースが増えていますが、このとき重要になるのが「責任分界点」の明確化です。

どこまでを医療機関側の運用責任とし、どこからをベンダー側の運用責任とするのかを契約書レベルで整理しておかないと、インシデント発生時の対応が混乱し、結果として現場の負荷が増える可能性があります。

少し意外なポイントとして、自動化を進めた現場でしばしば問題になるのが「改善の見えづらさ」によるモチベーション低下です。

参考）https://es.slideshare.net/slideshow/20150623-operationkaizenpub/49722276
手作業が減って楽になっていても、スタッフにとっては「以前よりどれだけ良くなったか」が体感しづらく、改善への参加意欲が続かないケースがあります。

この問題を避けるためには、運用改善の進め方の中に「成果の見える化」を組み込み、定例ミーティングなどで以下のような指標を共有することが有効です。

• 定型業務にかかる時間の削減量（1日・1か月単位）
• 入力ミスやインシデントの減少傾向
• スタッフからのポジティブなフィードバック件数
• 患者待ち時間や説明の質への影響

「運用改善」を考えるスライド資料では、自動化に着手する前に「運用改善の目的」と「変えてよいもの／変えてはいけないもの」を明確にする重要性が指摘されており、医療環境で自動化の導入を検討する際の重要な示唆となります。

「運用改善」を考える 〜「自動化」を考える前に（Slideshare）

運用改善の進め方における独自視点：多職種協働と「運用設計ラボ」の考え方を医療現場に応用する

最後に、検索上位記事にはあまり出てこない視点として、「運用改善の進め方」を多職種協働の枠組みで捉えることについて触れます。

運用設計ラボ合同会社の活動やノーコード運用設計の事例では、システム担当者だけでなく、利用者側の視点を反映しながら運用設計を変化させていくプロセスが重視されています。

医療現場にこの考え方を応用する場合、「運用改善委員会」や「DXワーキンググループ」を立ち上げ、多職種で運用設計を議論する場を定期的に持つことが有効です。

• 医師、看護師、薬剤師、検査技師、事務、情報システム担当などから代表者を選び、多職種で構成する
• それぞれの職種が「運用改善の進め方」における課題と期待を持ち寄る
• 改善の対象を「患者体験」「スタッフ体験」「安全性」「効率性」の4軸で評価する
• 小さな変更でも、必ず現場での試行とフィードバックを通じて標準化の是非を判断する

多職種で運用改善を進めるメリットは、単にアイデアが増えることだけではありません。

運用変更の際に必須となる「周知」と「教育」を、事前の議論段階から織り込んでおくことで、導入後の混乱を最小化し、現場の納得感を高める効果があります。

さらに、改善案の検証プロセスに教育的要素を組み込むことで、若手医療従事者に「運用設計の考え方」を伝える良い機会にもなります。

例えば、改善案ごとに「As-Is と To-Be の整理」「リスクとベネフィットの評価」「Fit＆Gapの確認」といったステップをテンプレート化し、ワーキンググループ内で共有することで、運用改善を一種のトレーニングプログラムとして機能させることができます。

このような独自視点を取り入れた「運用改善の進め方」は、単発の業務改善プロジェクトではなく、医療機関全体の学習サイクルとして運用改善を位置付けることにつながり、結果として医療DXの定着や医療安全文化の成熟に寄与していくと考えられます。

医療現場における運用改善の進め方について、あなたの組織ではまずどの業務プロセスから可視化を始めるのが最もインパクトが大きそうでしょうか？

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